Avances y desafíos de Trámites en línea en la Auditoría Interna de la Nación
La Auditoría Interna de la Nación (AIN) está trabajando para tener el 100% de los trámites en línea de inicio a fin.
Para conocer cuáles son los avances conversamos con las responsables del organismo: Marta Posada, adscripta a la Dirección, Ximena Rey, administrativa en el área sociedades anónimas, y Anahí Rovira administrativa en el área cooperativas.
En diciembre de 2016 la AIN cumplió con el objetivo de tener el inicio del 100% de los trámites en línea. Anteriormente, cuando los usuarios debían realizar trámites en la AIN la única posibilidad que tenían era haciendo todos los trámites de manera presencial, en la mayoría de los casos y debido a la documentación que requieren dichos trámites, tenían que movilizarse más de una vez.
Con el inicio en línea de los trámites en este organismo se encontraron con dos realidades diferentes: los cooperativistas inmediatamente comenzaron a usar la Web, y hoy la comunicación digital ya supera la presencial; sin embargo para las sociedades anónimas son pocos los usuarios que utilizan esta vía.
Ahorro de costos
En el caso de los trámites de sociedades anónimas con los inicios de trámites en línea y la simplificación de los procesos, los usuarios que antes pagaban por dos trámites ahora lo hacen por uno solo, porque se unificaron.
Rey mencionó un ejemplo: “El trámite consulta y reserva de nombres de sociedades anónimas se unificó en uno solo, ahora no se crea expediente, y el usuario se beneficia porque cuando consultabas por un nombre tenía un costo y ahora por el mismo precio podés hacerlo por tres nombres. Además, ahora ya no se cobra por separado consulta-reserva, por tanto hay un beneficio económico para el usuario”.
Mejora la gestión interna
Cuando la AIN se integró al Programa Trámites en línea se encontraba en revisión de los procesos y de sus cometidos. Esto incluía cómo se realizaban los trámites: estudio de cada uno de los pasos, qué documentos se pedían, para qué los utilizaban, en qué tiempos daba respuesta a los usuarios, etc. “Fue una muy buena oportunidad formar parte de trámites en línea para sentarnos y pensar en conjunto de qué manera podíamos simplificar, mejorar la gestión y facilitarle la vida al usuario”, dijo Posada.
La revisión de los procesos ha significado un rediseño también para los trámites presenciales. Hubo una redefinición de cómo se hacía la tarea a la interna del organismo. A modo de ejemplo: en el trámite de asambleas se pedía una documentación a la hora de convocar a la asamblea, otra al momento de agenda, y otra al realizarse. Estos tres pasos se unificaron en uno solo. Lo mismo sucedió en sociedades anónimas, donde había dos trámites: uno, al convocar a la asamblea y otro al concurrir. En este caso lo que se hizo fue simplificar en un solo trámite ambos pasos.
“Creemos que hemos mejorado la gestión interna, inicialmente hubo que adaptarse a los cambios. En la medida que los usuarios puedan hacer en su totalidad el trámite en línea va a facilitar y mejorar la tarea”, reflexionó Posada.
Disminuyen los tiempos en el organismo y en la respuesta a los ciudadanos
Otro aspecto a destacar es que al disminuir los procesos, en los trámites contables se redijeron los tiempos internos de gestión, y el usuario recibe antes la respuesta.
“Ahora con Trámites en línea existe un espacio donde poder realizar consultas al ciudadano, lo que hace que si está mal o falta un documento podamos pedírselo inmediatamente. Así es que ahora, el expediente se crea en mucho menos tiempo y en general no tiene observaciones porque fueron depuradas durante el proceso del trámite. De esta manera disminuye la posibilidad de que haya problemas con la documentación”, explicó Rovira.
Posada agregó: ”Si bien al principio la herramienta no daba la respuesta esperada porque requirió un trabajo manual (la versión nueva aún está en testing), sabemos que en la medida que comencemos a usar la nueva versión permite levantar los adjuntos, facilitará el trabajo y lo hará más eficiente. Además, podremos enviarle al usuario el número de expediente, y el ciudadano podrá hacerle el seguimiento”.
Próximos desafíos en la AIN
En el área de sociedades anónimas y en el de cooperativas ya se identificaron el 100% de los trámites, se realizó el armado de la estrategia y se seleccionaron los trámites a implementar. El desafío es tener a fines de 2017 el 100% de los trámites de la AIN de inicio a fin en línea. Estos son: 6 trámites de sociedades anónimas y 14 trámites que corresponden a cooperativas.
En el área sociedades anónimas ya se encuentran trabajando en los 6 trámites, con foco en lograr que el documento final que se entrega al ciudadano sea en soporte digital, por tanto el ciudadano no tendría que ir al organismo en todo el proceso del trámite aunque deba entregar o recibir documentos. Respecto a este punto Rey dijo: “Actualmente estamos trabajando en la interoperabilidad con Dirección Nacional de Identificación Civil del Ministerio del Interior, lo cual nos mejora la gestión y evitamos que el usuario tenga que ir de un lugar a otro”.
Al cierre Marta Posada destacó que si bien el principal objetivo es tener el 100% de los Trámites en línea, en el caso de sociedades anónimas “debemos poner énfasis en comunicar a los usuarios que utilicen la vía web. Además estamos organizándonos para trabajar bien la sostenibilidad, tenemos mucho por hacer”.