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Metodología aplicada

En febrero el equipo del Programa Trámites en línea compartió las lecciones aprendidas del trabajo en 2016.

Las instancias de lecciones aprendidas buscan sistematizar e internalizar el aprendizaje de lo vivido en los integrantes de los equipos de trabajo.

El autor de Creación de conocimiento a la japonesa, Nonaka, afirma que el conocimiento no aparece por generación espontánea, necesita un lugar o contexto que permita el intercambio y la interpretación de información para darle sentido y convertirse en conocimiento.

Desde la Dirección del Programa, se generaron tres instancias para lograr contexto e interpretación de los aprendizajes. En una primera instancia, cada uno de los actores involucrados en el programa trámites: gerente de proyecto de un organismo, especialista en gestión del cambio, especialista en comunicación, analista funcional y coordinador transversal de activos.

En la segunda instancia se trabajó en grupos de ocho personas con diversos roles dentro del Programa. Los grupos asignaron un articulador y realizaron sesiones grupales de reflexión sobre los aprendizajes que cada uno de los actores había vivido en sus tareas diarias durante 2016.

Por último, en otra instancia grupal se presentaron las principales lecciones aprendidas de cada una de las áreas de la agencia que trabajaron para el Programa: implantaciones, servicios transversales, activos y áreas de apoyo.

Lecciones aprendidas

Modelo para Compras Directas del Programa

Desde las áreas de Adquisiciones y Jurídica de Agesic se están revisando los modelos de compras directas para adaptarlos a las necesidades del Programa. Se entiende que con este modelo se podrán reducir tiempos y minimizar errores.

Fortalecimiento del equipo de Activos del Programa Trámites en Línea

A los efectos de mejorar la gestión de los activos, buscando reducir tiempo y optimizar los desarrollos, se amplió el equipo de Activos. Ahora cuenta con un gerente y analista funcional para Simple, otro para analizar un posible BPM, encargados de trazabilidad y agenda, además de un coordinador general de todos los Activos.

Recursos gestionados

El programa mantendrá la estructura de contar con recursos asignados de todas las áreas de la agencia para gestionar y trabajar directamente en el Programa Trámites en Línea. Se entiende que esta modalidad funcionó muy bien en el caso de las áreas que así lo hicieron en 2016 (Comunicaciones y Gestión del Cambio) y se pretende replicar esta experiencia en otras áreas de apoyo de la Agencia para que las coordinaciones y las comunicaciones sean más fluidas y redunde en reducción de tiempos y riesgos.

Modelar metodología

Se asignó un referente dentro del Programa para que incentive y sistematice las guías o modelos que permitan ordenar todos los componentes del proyecto, unificando metodología, documentación y abordaje. Con este cambio se espera minimizar riesgos, capitalizar los aprendizajes y unificar los principales criterios para la implantación.

 


23/02/2017

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