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Gestión del Cambio en la transformación de trámites

El programa trámites en línea ha trabajado en la continuación de un proceso de transformación con los organismos de la Administración Central. Impulsado por la incorporación de tecnología y el trabajo realizado en gestión del cambio, establece bases para un nuevo modelo de interacción del Estado con el ciudadano.

En ese proceso de cambio fueron claves las acciones que permitieron cumplir con los objetivos a corto plazo (100% de inicios en línea) y sentar las bases de credibilidad y confianza para continuar avanzando con los trámites de punta a punta en línea en los próximos años.

Durante la etapa inicial el objetivo fue ejecutar actividades de preparación en los organismos para que, una vez comenzado el trabajo de las consultoras, contaran con el entendimiento y acuerdo necesario para implementar el inicio en línea de los trámites.

Se trabajó en conseguir el apoyo y acuerdo de las autoridades para que los organismos asumieran la responsabilidad y el involucramiento de los actores claves para ese cambio. A tales efectos, el Programa se lanzó en cada organismos, y en cada instancia se establecieron responsabilidades y roles, además del planteo de metas.

Con el objetivo de poder liderar de forma transversal, se conformaron equipos específicos de trámites por organismo, integrados con distintos perfiles: referente del programa, funcionales e informáticos. Una vez contratadas las consultoras para implementar los trámites, los equipos fueron los responsables de la organización y coordinación interna de las actividades del proyecto.

Para consolidar el rol de cada integrante de los equipos en el programa, se realizaron instancias de capacitación sobre variadas temáticas de gestión del programa: Gobierno Electrónico, Gestión de Proyectos, Gestión de Procesos y Gestión del Cambio. A su vez, se consolidaron como equipos al abordar de forma colectiva en el organismo los diferentes aspectos vistos en los cursos.

Para potenciar las capacidades y experiencias generadas en cada uno de los organismos y generar sinergia entre ellos, se dieron los primeros pasos para formar una Red de Equipos de Trámites. La Red conecta a todos quienes se encuentran trabajando en el programa: organismos, Agesic y consultoras. La dinámica se llevó a cabo a través de encuentros presenciales y de la plataforma web. Se hicieron reuniones en talleres de trabajo y una encuesta para definir el diseño de funcionamiento y contenido a priorizar. Asimismo, se trabajó en definir la herramienta que permitirá estar comunicados a todos los que quieran participar en la Red, a través de foros, chats, wikis, así como contar con noticias, una biblioteca y aula virtual con contenidos de interés para el proyecto.

Además, se llevaron a cabo acciones de comunicación para sensibilizar y mantener informados de los avances a todos los implicados. A su vez, todos los funcionarios impactados fueron capacitados en los nuevos procesos y herramientas incorporadas, y para poder dar soporte al funcionamiento de los trámites se implementaron mesas de ayuda para atender de forma directa a los funcionarios y de forma indirecta a la ciudadanía.

 


30/01/2017

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