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Guía Metodológica para la Documentación de Proyectos (v 4.0)

Conjunto de pautas que optimizan la documentación de proyectos, de acuerdo a la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK®) elaborada por el Project Management Institute (PMI®). La Guía Metodológica está compuesta por una serie de documentos que servirán como base para la documentación de proyectos en general. Cada uno de ellos contiene los ítemes requeridos por proyectos de mediano porte y deberán adaptarse al proyecto particular. Según se considere, podrán eliminarse los títulos que no sean aplicables.

Las principales incorporaciones para esta nueva versión son: (1) Dos niveles de gestión de riesgos para proyectos (estándar y avanzada), (2) metodología para calcular el retorno de la inversión en cada proyecto, (3) la inclusión formal del modelo de PMO Federadas donde se destacan las responsabilidades en los diferentes roles (Gerente de Proyecto, PMO Federada y PMO Transversal) y (4) mejoras a las plantillas existentes en general.

 

Documentos

A continuación se describe brevemente el objetivo de cada documento.
Cada uno puede descargarse individualmente:

Guía Metodológica


Guía Metodológica para la Documentación de Proyectos (v 4.0) - Abr. 2015
Descargar Guía (.odt 85 Kb)

Resumen Ejecutivo
Este documento es un breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto y es lo primero, o a veces único, que lee el público en general. Se debe describir brevemente el producto o servicio a entregar. 

Descargar Resumen Ejecutivo (.odt 280 Kb)

Acta de Constitución del Proyecto
El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del proyecto e identificar a su Director/a.

Descargar Acta de Constitución (.odt 283 Kb)

Declaración de Alcance del Proyecto
Contiene la descripción del alcance del proyecto. 

Descargar Declaración de Alcance (.odt 281 Kb)

Procedimiento de Gestión de Cambio y solicitud de cambio 
El objetivo de este documento es formalizar todas las solicitudes de cambio existentes en el proyecto, de manera que puedan ser autorizadas por quien corresponda.

Descargar Procedimiento de Gestión de Cambio (.odt 329 Kb)

Descargar Solicitud de Cambio (.odt 204 Kb)

Matriz RACI de interesados, de comunicaciones y del directorio del proyecto 
Es una matriz de asignación de responsabilidades. Se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto.

La denominación que recibe el diagrama (RACI) se debe a los nombres de los roles que se documentan:

  • Responsible (Responsable): Responsable de Ejecución. La o las personas responsables de que el trabajo esté hecho.
  • Accountable (Responsable directo): Solo una persona puede ser responsable directo del cumplimiento de cada tarea.
  • Consult (Consultado): Aquellas personas a quienes se les consulta porque participan en la planificación y la toma de decisiones de la tarea.
  • Inform (Informado): Personas a las cuales se les debe informar periódicamente el estado de progreso de la tarea, las decisiones y otras informaciones relacionadas con coordinar el trabajo y facilitar la colaboración.
  • El Directorio de Proyecto o Agenda es un documento que registra todos los contactos de interés para el proyecto.

Se enumera:

  • El nombre de la persona de contacto.
  • El nombre de la organización a la que pertenece la persona.
  • Su correo electrónico.
  • Teléfonos fijos y móviles.
  • La dirección física
  • Observaciones.

Descargar Matriz RACI (.ods 24 Kb)

Cronograma
El desarrollo del cronograma del proyecto es un proceso iterativo, determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto.
Se presenta un esqueleto de cronograma que deberá ser instanciado de acuerdo al proyecto en particular antes de su uso y se recomienda la utilización de la herramienta OpenProj para su generación.

Descargar Cronograma (.pod 61 Kb)

Presupuesto
El documento de presupuesto contiene todos los costes del proyecto. Enumera determinada información que debe ser adaptada a cada proyecto. No es siempre válida la descripción del formulario modelo.

Descargar Presupuesto (.ods 14 Kb)

Análisis de Riesgos
Objetivos del documento:

  • Gestionar los riesgos del proyecto con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos.
  • Disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

Descargar Análisis de Riesgos (.ods 598 Kb)

Actas de reuniones
Describen toda la información relevante que arroja cada reunión realizada en el marco de cada proyecto.

Descargar Acta de Reunión (.odt 278 Kb)

Informe de avance
Forma parte de las comunicaciones del proyecto. Este documento busca asegurar la generación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información en tiempo y forma.

Descargar Informe de Avance (.odt 281 Kb)

Control de cambios, registro de incidentes y lecciones aprendidas
El proceso Control de Cambios se realiza según se haya descripto en el plan de proyecto. Esta planilla contiene una bitácora de los cambios solicitados. Para cada uno de los cambios se deben enumerar:

  • Su estado.
  • Una descripción breve.
  • El impacto que produce en el proyecto a nivel de cronograma (tiempo).
  • Costo y calidad.
  • Riesgo.
  • La fecha en que fue solicitado.
  • La fecha en que fue resuelto.
  • Observaciones que hubiere.
  • Hipervínculo al documento de solicitud de cambio.

Descargar Control de Cambios (.ods 21 Kb)

Registro de horas
La matriz Registro de horas detalla la actividad realizada por las personas en el o los proyectos y el tiempo (medido en horas) dedicado.

Descargar matriz de Registro de Horas (.ods 13 Kb)

Plan de proyecto
Es un documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto.
El plan debe:

  • Ser adaptado especialmente de acuerdo a las características del proyecto.
  • No excederse en su descripción.
  • Describir el proceso de control de cambios acordado al comienzo del proyecto.

Descargar Plan de Proyecto (.odt 283 Kb)

Glosario

Es un catálogo con la definición de todos los términos, siglas o palabras propias del proyecto que son utilizadas en la documentación que lo acompañan. Es de gran importancia para poder entender y realizar un seguimiento correcto.

Descargar Glosario (.odt 278 Kb)

EDT – Estructura de desglose del trabajo
Es una descomposición jerárquica del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto.
Objetivos:

  • Lograr los objetivos del proyecto.
  • Crear los productos entregables requeridos.
  • Organizar y definir el alcance total del proyecto.
  • Subdividir el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar.

Descargar EDT (.odt 283 Kb)

Actualizada a abril de 2015.


23/04/2015

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