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Expediente Electrónico

Beneficios

Beneficios del Expediente Electrónico

 

  • Transparencia y Acceso - Permite conocer la oficina en la que está el expediente, la persona que lo tiene y desde qué fecha. Al habilitar las consultas web, los ciudadanos pueden conocer en forma rápida el estado de su expediente y su ubicación exacta.
  • Eficiencia y Eficacia - Para los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato. Se conoce fácilmente quién tiene el expediente y desde cuándo. Permite identificar claramente el trabajo realizado y el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las implantaciones de Expediente Electrónico son una buena oportunidad para readecuar los trámites y simplificarlos.
  • Seguridad - Disminución de riesgo de extravío y deterioro al no utilizarse papel. Mayor dificultad de adulteración. Control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas. Respaldo de los expedientes de forma automática. Protección de datos sensibles y clasificación de expedientes de acuerdo a la Ley de acceso a la información pública.
  • Disminución de Costos - Únicamente los expedientes con anexos no digitales deben ser trasladados, menor necesidad de impresión.

 

Algunas funcionalidades y beneficios de la herramienta Apia/ApiaDocumentum:

 

  • Administración del ambiente:
    • Descripción: El sistema brinda la posibilidad de administrar por Unidad Organizacional. Se pueden designar administradores para c/UO o UE.
      Altas, bajas, modificaciones de usuarios, permisos, estructura jerárquica, parámetros del ambiente, etiquetas, etc.
    • Beneficios: Cada ambiente, además de los administradores generales, tendrá tantos administradores como lo determine cada Organismo, UO o UE. El administrador podrá solucionar problemas de los usuarios en tanto no sean incidentes de la herramienta.
      Procesos / Diseño: Posibilidad de crear/modificar Procesos, Tareas, Formularios particulares de cada Organismo (Actas, Compras, Resoluciones, etc.). Procesos BPMN.
  • Consultas y Reportes: Variadas consultas y Reportes con posibilidad de aplicar uno o varios filtros para la búsqueda y/o ejecución. Posibilidad de exportar cualquiera de ellos/as a Excel, Pdf, Txt o de imprimirlos desde la Herramienta.
  • Actualización de la herramienta: Se realizan reuniones quincenales con representantes de los Organismos que utilizan la herramienta para proponer cambios y/o mejoras en la herramienta los cuales se definen de común acuerdo y se impactan en nuevas versiones y/o actualizaciones en la misma.
  • Niveles de Servicio: Disponibilidad - La aplicación se encuentra disponible todos los días del año, las 24 horas del día. El organismo debe contar con una conexión a reduy para poder utilizar la aplicación. En caso de requerir ingresar desde afuera, la instalación de vpn u otras alternativas deben ser instaladas y gestionadas por el organismo. Los ambientes de producción disponen de dos servidores de aplicación y dos bases de datos, una de ellas stand-by constantemente sincronizadas.
  • Respaldo y recuperación: Los respaldos se realizan de forma diaria con un período de retención de 30 días. El tiempo restauración de los servidores de aplicación es de 24 horas y las bases de datos dependen de la cantidad de información que contengan. El servicio de restauración está disponible todos los días del año, las 24 horas del día.

 


10/02/2015

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