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Beneficios



Beneficios del Expediente Electrónico

 

  • Transparencia y Acceso - Permite conocer la oficina en la que está el expediente, la persona que lo tiene y desde qué fecha. Al habilitar las consultas web, los ciudadanos pueden conocer en forma rápida el estado de su expediente y su ubicación exacta.
  • Eficiencia y Eficacia - Para los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato. Se conoce fácilmente quién tiene el expediente y desde cuándo. Permite identificar claramente el trabajo realizado y el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las implantaciones de Expediente Electrónico son una buena oportunidad para readecuar los trámites y simplificarlos.
  • Seguridad - Disminución de riesgo de extravío y deterioro al no utilizarse papel. Mayor dificultad de adulteración. Control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas. Respaldo de los expedientes de forma automática. Protección de datos sensibles y clasificación de expedientes de acuerdo a la Ley de acceso a la información pública.
  • Disminución de Costos - Únicamente los expedientes con anexos no digitales deben ser trasladados, menor necesidad de impresión.

 

Algunas funcionalidades y beneficios de la herramienta Apia/ApiaDocumentum:

 

  • Administración del ambiente:
    • Descripción: El sistema brinda la posibilidad de administrar por Unidad Organizacional. Se pueden designar administradores para c/UO o UE.
      Altas, bajas, modificaciones de usuarios, permisos, estructura jerárquica, parámetros del ambiente, etiquetas, etc.
    • Beneficios: Cada ambiente, además de los administradores generales, tendrá tantos administradores como lo determine cada Organismo, UO o UE. El administrador podrá solucionar problemas de los usuarios en tanto no sean incidentes de la herramienta.
      Procesos / Diseño: Posibilidad de crear/modificar Procesos, Tareas, Formularios particulares de cada Organismo (Actas, Compras, Resoluciones, etc.). Procesos BPMN.
  • Consultas y Reportes: Variadas consultas y Reportes con posibilidad de aplicar uno o varios filtros para la búsqueda y/o ejecución. Posibilidad de exportar cualquiera de ellos/as a Excel, Pdf, Txt o de imprimirlos desde la Herramienta.
  • Actualización de la herramienta: Se realizan reuniones quincenales con representantes de los Organismos que utilizan la herramienta para proponer cambios y/o mejoras en la herramienta los cuales se definen de común acuerdo y se impactan en nuevas versiones y/o actualizaciones en la misma.
  • Niveles de Servicio: Disponibilidad - La aplicación se encuentra disponible todos los días del año, las 24 horas del día. El organismo debe contar con una conexión a reduy para poder utilizar la aplicación. En caso de requerir ingresar desde afuera, la instalación de vpn u otras alternativas deben ser instaladas y gestionadas por el organismo. Los ambientes de producción disponen de dos servidores de aplicación y dos bases de datos, una de ellas stand-by constantemente sincronizadas.
  • Respaldo y recuperación: Los respaldos se realizan de forma diaria con un período de retención de 30 días. El tiempo restauración de los servidores de aplicación es de 24 horas y las bases de datos dependen de la cantidad de información que contengan. El servicio de restauración está disponible todos los días del año, las 24 horas del día.

 


Fecha de publicación:

10/02/2015